Startapp — Teknologi telah mengubah cara perusahaan mengelola berbagai fungsi bisnisnya, termasuk dalam hal pengelolaan sumber daya manusia (SDM). Salah satu solusi yang semakin populer di kalangan perusahaan di Indonesia adalah aplikasi HRIS berbasis cloud. HRIS, atau Human Resource Information System, adalah sistem yang membantu perusahaan dalam mengelola fungsi SDM seperti penggajian, absensi, rekrutmen, dan manajemen karyawan dalam satu platform terintegrasi. Dengan memanfaatkan teknologi berbasis cloud, HRIS menjadi lebih fleksibel, efisien, dan dapat diakses kapan saja dan di mana saja.
Dalam artikel ini, kita akan membahas secara mendalam tentang aplikasi HRIS berbasis cloud, keuntungan dan kelebihannya, serta mengapa banyak perusahaan beralih menggunakan sistem ini. Kami juga akan menyoroti beberapa software HRIS terbaik yang bisa menjadi pilihan perusahaan untuk meningkatkan kinerja SDM.
Apa Itu Aplikasi HRIS Berbasis Cloud?
Aplikasi HRIS berbasis cloud adalah sistem HRIS yang di-hosting dan dioperasikan melalui server cloud, yang berarti data dan fungsionalitas aplikasi dapat diakses secara online melalui internet. Berbeda dengan aplikasi HRIS tradisional yang diinstal di komputer lokal perusahaan, HRIS berbasis cloud memungkinkan pengguna untuk mengakses informasi dari berbagai perangkat, termasuk laptop, tablet, dan smartphone.
Dengan solusi berbasis cloud, perusahaan tidak perlu lagi khawatir tentang pemeliharaan server fisik atau infrastruktur IT yang mahal. Semua data dan informasi karyawan disimpan di server cloud yang dikelola oleh penyedia layanan, memastikan bahwa data selalu aman, diperbarui, dan mudah diakses.
Keuntungan Aplikasi HRIS Berbasis Cloud
Implementasi aplikasi HRIS berbasis cloud memiliki banyak keuntungan yang membuatnya menjadi pilihan yang populer di kalangan perusahaan. Berikut adalah beberapa keuntungan utama dari penggunaan HRIS berbasis cloud:
1. Akses yang Fleksibel dan Real-time
Salah satu keuntungan terbesar dari aplikasi HRIS berbasis cloud adalah fleksibilitas aksesnya. Karyawan dan manajer dapat mengakses sistem HRIS dari mana saja selama mereka memiliki koneksi internet. Ini sangat membantu dalam era kerja jarak jauh atau remote, di mana karyawan dan manajer mungkin bekerja dari lokasi yang berbeda.
Dengan akses real-time, data karyawan, laporan penggajian, absensi, dan informasi lainnya dapat diperbarui dan dilihat tanpa perlu menunggu proses sinkronisasi seperti pada sistem tradisional. Hal ini memungkinkan manajemen dan karyawan untuk mengambil keputusan lebih cepat dan berbasis data.
2. Hemat Biaya dan Waktu
Salah satu alasan mengapa banyak perusahaan beralih ke software HRIS berbasis cloud adalah karena penghematan biaya. Dengan HRIS berbasis cloud, perusahaan tidak perlu berinvestasi dalam perangkat keras server yang mahal atau mempekerjakan tim IT untuk pemeliharaan sistem. Semua pembaruan, pemeliharaan, dan perbaikan dilakukan oleh penyedia layanan HRIS cloud, sehingga perusahaan hanya perlu fokus pada penggunaannya.
Selain itu, HRIS berbasis cloud dapat mempercepat banyak proses SDM, seperti penggajian, penilaian kinerja, dan rekrutmen, yang sebelumnya mungkin memakan waktu lama jika dilakukan secara manual. Dengan otomatisasi yang lebih tinggi, perusahaan dapat mengurangi beban kerja administratif dan mengalokasikan waktu untuk tugas yang lebih strategis.
3. Keamanan Data yang Lebih Baik
Keamanan data karyawan adalah hal yang sangat penting bagi perusahaan. Aplikasi HRIS berbasis cloud biasanya memiliki tingkat keamanan yang lebih tinggi dibandingkan sistem tradisional yang di-hosting di server lokal. Penyedia layanan cloud memiliki standar keamanan yang ketat, seperti enkripsi data, firewall, serta mekanisme cadangan data secara berkala.
Karena data HR melibatkan informasi sensitif seperti detail penggajian, catatan absensi, dan informasi pribadi, perusahaan perlu memastikan bahwa data ini terlindungi dengan baik. Dengan menggunakan HRIS berbasis cloud, perusahaan dapat meminimalisir risiko kehilangan data akibat kerusakan perangkat keras atau serangan siber.
4. Skalabilitas dan Kustomisasi
Salah satu kelebihan lain dari software HRIS berbasis cloud adalah skalabilitasnya. Ketika perusahaan tumbuh, sistem cloud dapat dengan mudah ditingkatkan untuk menyesuaikan dengan jumlah karyawan dan kompleksitas operasi SDM yang lebih besar. Perusahaan tidak perlu membeli perangkat keras tambahan atau memperbarui sistem internal, karena sistem cloud dapat disesuaikan dengan kebutuhan yang terus berkembang.
Selain itu, banyak aplikasi HRIS berbasis cloud yang menyediakan opsi kustomisasi, sehingga perusahaan dapat mengonfigurasi sistem sesuai dengan kebijakan dan prosedur SDM yang spesifik. Ini mencakup penyesuaian formulir penggajian, proses evaluasi kinerja, atau persyaratan cuti dan absensi.
5. Kemudahan Integrasi dengan Sistem Lain
Software HRIS berbasis cloud dapat diintegrasikan dengan berbagai sistem lain yang digunakan oleh perusahaan, seperti sistem akuntansi, payroll, atau manajemen proyek. Hal ini memungkinkan alur kerja yang lebih mulus antar-departemen dan meminimalkan pekerjaan duplikasi data.
Sebagai contoh, dengan integrasi yang baik, data absensi karyawan dapat secara otomatis disinkronkan dengan sistem penggajian, sehingga menghitung gaji karyawan menjadi lebih cepat dan akurat. Ini tidak hanya mengurangi potensi kesalahan, tetapi juga meningkatkan efisiensi seluruh proses pengelolaan SDM.
6. Pembaruan Sistem Secara Otomatis
Penyedia aplikasi HRIS berbasis cloud secara rutin menyediakan pembaruan sistem dan fitur baru tanpa memerlukan intervensi dari pihak perusahaan. Ini berarti perusahaan selalu memiliki akses ke teknologi terbaru, fitur-fitur yang ditingkatkan, dan perbaikan bug tanpa biaya tambahan atau gangguan operasional.
Di sisi lain, pada software HRIS tradisional yang diinstal secara lokal, pembaruan sering kali memerlukan waktu, biaya, dan bisa menyebabkan downtime yang signifikan. Dengan solusi cloud, perusahaan selalu up-to-date tanpa harus khawatir tentang pemeliharaan teknis.
7. Peningkatan Kolaborasi Tim SDM
Karena software HRIS berbasis cloud dapat diakses dari berbagai lokasi, tim SDM dapat lebih mudah berkolaborasi. Misalnya, seorang manajer di satu lokasi dapat mengakses informasi karyawan dan berkoordinasi dengan tim SDM pusat tanpa harus bertemu secara fisik atau mengirimkan file melalui email.
Kolaborasi ini juga dapat diperluas ke karyawan. Dengan adanya portal karyawan, mereka dapat memperbarui informasi pribadi, mengajukan cuti, atau melihat slip gaji secara mandiri, sehingga mengurangi beban kerja tim SDM dalam hal permintaan administratif sehari-hari.
Kelebihan Aplikasi HRIS Berbasis Cloud
Setelah membahas keuntungan umum dari aplikasi HRIS berbasis cloud, mari kita lihat beberapa kelebihan spesifik yang membuat sistem ini menjadi pilihan unggul bagi banyak perusahaan.
1. Tidak Memerlukan Instalasi Perangkat Keras
Salah satu kelebihan utama dari software HRIS berbasis cloud adalah tidak memerlukan perangkat keras khusus atau server internal. Sistem dapat langsung diakses melalui browser web atau aplikasi mobile, sehingga mengurangi kebutuhan akan investasi IT yang besar. Ini sangat ideal bagi perusahaan yang ingin memulai dengan cepat tanpa harus melalui proses instalasi yang rumit.
2. Biaya Awal yang Lebih Rendah
Karena aplikasi HRIS berbasis cloud disediakan sebagai layanan (SaaS), biaya awal untuk implementasinya jauh lebih rendah dibandingkan dengan solusi HRIS tradisional. Perusahaan hanya perlu membayar biaya berlangganan bulanan atau tahunan, yang dapat disesuaikan dengan skala kebutuhan bisnis. Biaya ini biasanya sudah mencakup pemeliharaan, dukungan teknis, dan pembaruan sistem.
3. Fleksibilitas untuk Perusahaan dengan Lokasi Beragam
Untuk perusahaan yang memiliki banyak cabang atau tim yang bekerja dari jarak jauh, software HRIS berbasis cloud adalah solusi yang sempurna. Semua data karyawan dapat diakses dari berbagai lokasi, memungkinkan perusahaan mengelola SDM mereka secara terpusat tanpa harus khawatir tentang distribusi data ke berbagai lokasi fisik.
4. Responsivitas Terhadap Perubahan Hukum dan Regulasi
Sistem HRIS berbasis cloud memungkinkan perusahaan untuk cepat beradaptasi terhadap perubahan hukum atau regulasi ketenagakerjaan. Penyedia layanan biasanya akan memperbarui sistem mereka untuk mematuhi regulasi terbaru, memastikan bahwa perusahaan tetap patuh terhadap hukum yang berlaku.
5. Pemulihan Data yang Cepat
Karena data disimpan di cloud, perusahaan tidak perlu khawatir tentang kehilangan data jika terjadi kegagalan perangkat keras atau bencana alam. Penyedia cloud umumnya memiliki mekanisme cadangan dan pemulihan bencana yang kuat, sehingga perusahaan dapat memulihkan data dengan cepat dan melanjutkan operasional tanpa gangguan yang berarti.
Tantangan dalam Implementasi Aplikasi HRIS Berbasis Cloud
Meskipun aplikasi HRIS berbasis cloud memiliki banyak keuntungan, perusahaan juga perlu mempertimbangkan tantangan yang mungkin dihadapi selama implementasi dan penggunaan sistem ini.
1. Koneksi Internet yang Stabil
Karena sistem HRIS berbasis cloud memerlukan akses internet untuk berfungsi, perusahaan yang berlokasi di daerah dengan koneksi internet yang lambat atau tidak stabil mungkin menghadapi masalah. Kinerja sistem HRIS akan bergantung pada kecepatan dan stabilitas koneksi internet perusahaan.
2. Keamanan Data yang Sensitif
Meskipun penyedia cloud umumnya memiliki standar keamanan yang ketat, perusahaan harus tetap berhati-hati dalam memilih penyedia software HRIS berbasis cloud. Pastikan penyedia memiliki sertifikasi keamanan yang diakui secara internasional dan menyediakan enkripsi data untuk melindungi informasi karyawan yang sensitif.
3. Kendali yang Terbatas
Pada software HRIS tradisional, perusahaan memiliki kendali penuh atas data dan infrastruktur mereka. Namun, dengan aplikasi HRIS berbasis cloud, sebagian besar kontrol berada di tangan penyedia layanan. Oleh karena itu, penting untuk memilih penyedia HRIS yang terpercaya dan memiliki kebijakan privasi serta keamanan data yang transparan.
Contoh Aplikasi HRIS Berbasis Cloud Populer
Setelah memahami keuntungan dan tantangan aplikasi HRIS berbasis cloud, mari kita lihat beberapa contoh software HRIS berbasis cloud yang populer di Indonesia:
1. Talenta
Talenta adalah salah satu aplikasi HRIS berbasis cloud yang banyak digunakan oleh perusahaan di Indonesia. Talenta menawarkan fitur lengkap seperti manajemen absensi, penggajian, pengelolaan cuti, serta portal karyawan yang memungkinkan karyawan untuk mengakses data mereka sendiri.
2. Sleekr
Sleekr adalah solusi software HRIS yang dirancang untuk bisnis kecil dan menengah. Dengan fitur-fitur seperti manajemen SDM, penilaian kinerja, dan manajemen pajak, Sleekr menjadi pilihan populer bagi perusahaan yang ingin mengelola SDM secara efisien tanpa biaya besar.
3. Gadjian
Gadjian fokus pada pengelolaan penggajian dan SDM. Aplikasi HRIS berbasis cloud ini mempermudah proses penggajian, termasuk perhitungan BPJS, PPh 21, dan lembur, serta menyediakan fitur absensi berbasis aplikasi mobile.
Kesimpulan
Penggunaan aplikasi HRIS berbasis cloud membawa banyak keuntungan bagi perusahaan yang ingin mengelola SDM mereka secara lebih efisien dan fleksibel. Dengan fitur seperti akses real-time, hemat biaya, keamanan data yang kuat, serta skalabilitas, software HRIS berbasis cloud menjadi pilihan yang tepat bagi perusahaan di berbagai industri. Namun, tantangan seperti ketergantungan pada koneksi internet dan kendali data yang terbatas harus diatasi dengan memilih penyedia yang tepat dan berpengalaman.
Dengan pertumbuhan teknologi yang pesat, aplikasi HRIS akan terus berkembang dan membantu perusahaan mengelola SDM mereka dengan lebih efektif, menghadirkan efisiensi dan transparansi dalam pengelolaan sumber daya manusia.